Facturen
Door de simpele opzet is een factuur aanmaken en versturen met 123INVOICE zeer snel geregeld. Ook worden veel werkzaamheden uit handen genomen door deze te automatiseren.
Factuur mogelijkheden
Alle facturen kunnen op een overzichtelijke wijze worden beheerd.
Factuurstatus
De status van een factuur is duidelijk weergegeven en aan te passen.
Factuurgegevens
De factuur met geleverde diensten en/of producten en totaalbedrag wordt overzichtelijk weergegeven.
Opmerkingen
Eventuele opmerkingen betreffende de factuur kunt u eenvoudig bijhouden.
Factuur als PDF bestand
De factuur wordt direct als PDF bestand weergegeven en kan worden afgedrukt of opgeslagen.
Adreslabels
Wanneer u beschikt over een Dymo Labelwriter print u met 1 klik een adreslabel af.
Facturen versturen
Facturen kunt u in slechts 3 stappen aanmaken en versturen:
Hieronder ziet u hoe u een nieuwe factuur kunt aanmaken:
1) Kies de klant
Om een nieuwe factuur aan te maken dient u eerst een klant aan te maken. Dit kan eenvoudig door te klikken op 'Nieuw account toevoegen'.
Het is ook mogelijk om direct uit de lijst een bestaande klant te kiezen of op te zoeken. Zodra er een keuze is gemaakt wordt er een nieuwe factuur aangemaakt voor de gekozen klant.
2) Producten/diensten toevoegen
De factuur is aangemaakt voor de gekozen klant. U kunt
nu de gewenste producten/diensten toevoegen aan de
factuur.
Zodra u de factuur heeft voorzien van alle gewenste
informatie kunt u deze afdrukken of direct versturen
per e-mail.
3) Verstuur de factuur
Om de factuur direct per e-mail te versturen klik op 'Versturen'.
Alle gegevens worden automatisch ingevuld. Eventueel kunt u
de titel, het bericht of het e-mail adres nog aanpassen.
De factuur wordt automatisch als PDF bijlage toegevoegd aan de e-mail.
Na het versturen wordt de status van de factuur automatisch
aangepast naar 'Verzonden'. Zo weet u precies welke facturen
u nog moet verzenden.
Betalingen ontvangen
Ontvang sneller betalingen door uw klanten de mogelijkheid te geven om uw facturen direct online te voldoen.
U kunt een betaallink meesturen bij uw factuur waarmee klanten uw factuur kunnen betalen via bijvoorbeeld iDEAL of Paypal. Zodra een factuur is voldaan wordt de betaalstatus direct bijgewerkt in 123INVOICE.
Zodra uw klant klikt op de betaallink krijgt men een scherm te zien waar het factuurnummer en factuurbedrag worden weergegeven. De klant kan hierna kiezen voor de gewenste betaalmethode en de betaling uitvoeren.
Herinneringen versturen
Ook het versturen van herinneringen aan klanten waarvan de betaaltermijn is overschreden is eenvoudig. Het systeem houdt automatisch bij wanneer de factuur is verzonden en of de betaaltermijn is overschreden. In de statuslijst kunt u per categorie ( 1e herinnering / 2e herinnering ) de herinneringen versturen per e-mail of afdrukken en versturen per post.
Incasso bureau
Facturen aanmelden bij het incassobureau is mogelijk door een overzicht met alle facturen te downloaden die u wilt aanmelden en door te sturen.
In het bestand wat u download zijn alle benodigde gegevens opgenomen die het incassobureau nodig heeft. Zelf alle gegevens overtypen is daarom niet meer nodig wat u een hoop tijd bespaard. Het bestand kunt u doorsturen aan uw incassobureau waarna zij de gegevens kunnen inlezen.
Factuur crediteren
Een factuur crediteren is vaak omslachtig. In 123INVOICE hebben we hier rekening mee gehouden zodat u d.m.v. enkele klikken een creditfactuur kunt aanmaken op basis van de bestaande factuur. Vink simpelweg de producten/diensten aan die gecrediteerd moeten worden, pas eventueel de aantallen aan en verstuur de creditfactuur aan uw klant.
De creditfactuur wordt automatisch voorzien van het kenmerk 'creditfactuur' en d.m.v. de status kunt u zelf bijhouden of u het bedrag al heeft gecrediteerd.
